Você sabe fazer a recusa de uma nota fiscal?

Quando se trabalha com logística e venda de mercadorias, a rotina é acelerada e bastante ocupada. Não basta só vender e esquecer da operação finalizada no sistema. Em alguns casos, a recusa de uma nota fiscal pode ocorrer. Você sabe como fazer uma?

Esse assunto ainda gera dúvidas entre muitos consumidores e empresários. Porque o comprador não quer se sentir lesado por um produto fora de sua expectativa, ou que não foi entregue. E o vendedor, por sua vez, pode cometer erros no pedido, é normal.

Quem compra está no seu direito de recusar uma encomenda, enquanto quem vende deve se atentar ao processo de devolução. Sabe por quê? Além de garantir a satisfação do cliente com o suporte pós compra, dá para evitar problemas com o fisco e prejuízos financeiros.

Quer saber mais sobre como funciona o processo de recusa e o que a Secretaria da Fazenda diz? Prossiga com a leitura e fique por dentro do assunto.

O que é uma recusa de nota fiscal?

A recusa de nota fiscal é uma prática que ocorre em algumas situações específicas. Ou seja, quando o cliente decide — por algum motivo — não concluir uma compra, ele pode fazer a recusa. Essa é a forma de compartilhar com o Fisco que a venda não foi realizada.

Essa observação pode ser realizada na própria nota fiscal, sendo ele um aviso de contestação de compra. Essa é uma das melhores maneiras de garantir a transparência e a legalidade das operações comerciais. Até porque, a sua empresa não quer enfrentar multas e problemas com o governo, não é?

Porém, destacamos que a recusa de nota fiscal não pode ser utilizada de maneira indiscriminada. Estamos falando de recusas que não atendem motivos, como desistência do produto ou problemas com o pagamento. Existem outras razões para essa prática? Veja a seguir.

Quando pode ocorrer a recusa da nota fiscal?

A rotina logística é bastante complexa, pois envolve vários agentes e processos. Isso engloba a produção, transporte, venda, frete e a entrega do produto ao comprador. Mesmo com double checks e cuidado durante os procedimentos, situações inesperadas vão acontecer.

É nesse momento que a recusa de mercadoria pelo destinatário é o aliado da transparência. Os principais motivos são:

O não recebimento do produto;

Informações inválidas na nota fiscal, gerando questionamentos no destinatário;

Falhas durante a entrega também podem ocorrer, como um endereço incorreto ou em horário inadequado;
Se o pedido veio errado também pode-se emitir a recusa, pois o produto entregue não corresponde ao pedido feito;

Pedido atrasado e recusado;

Produto danificado.

Independentemente do porquê, é necessário declarar a recusa de nota fiscal — com data, assinatura e motivo claro — no verso NF-e original. O processo é fundamental para garantir a legalidade da operação perante o fisco, e para que a empresa tome as medidas necessárias.

O que é e como acontece a manifestação do destinatário?

A manifestação do destinatário é como o nome já diz. São eventos para comprovar os processos que envolvem uma NF, seja uma recusa ou recebimento correto de produto.

Esse processo é composto por quatro eventos, que são:

1. Ciência da Emissão: informa ao emitente NF que o destinatário teve conhecimento de sua emissão;

2. Confirmação da Operação: evento que confirma que a realização da operação comercial — eventualmente, confirma-se que a mercadoria foi recebida conforme o combinado;

3. Desconhecimento da Operação: o destinatário informa que não realizou a operação comercial e que a nota fiscal foi emitida indevidamente;

4. Operação não Realizada: o comprador informa que a operação comercial não se realizou e que a mercadoria não foi recebida, seja por recusa ou por outras razões.

Quais medidas minha empresa deve tomar?

Quando o comprador realiza essa prática, o transportador devolve a mercadoria ao remetente e emite a Declaração de Devolução ou Retorno, a qual deve ser anexada junto a Nota Fiscal de Devolução. Esse é o comprovante de retorno de mercadoria, mostrando que a empresa está cumprindo com as obrigações legais.

Não podemos deixar de ressaltar que, mesmo com a recusa de NF, o vendedor deve emitir a nota fiscal de entrada de devolução para realizar o registro do retorno. Nesse documento, há informações, como:

Data da devolução;

Valor da mercadoria;

Quantidade;

Descrição do produto;

Motivo da devolução.

Existe algum prazo para fazer a recusa?

O prazo para fazer uma recusa varia de acordo com a lei de cada estado, que geralmente é de 30 dias. As partes envolvidas na venda e compra também podem fazer acordos, levando em consideração o Código de Defesa do Consumidor.

No entanto, quanto mais rápido, melhor. Se possível, no momento da entrega da mercadoria. Quando é assim, é possível que a transportadora realize a devolução imediata ao remetente, e evita custos adicionais com armazenamento e manuseio do produto.

Por isso, atente-se aos prazos e procedimentos estabelecidos pela legislação fiscal e comercial, ok?

O que diz a Secretaria da Fazenda?

A Secretaria da Fazenda é o órgão responsável por gerir os estados brasileiros no âmbito fiscal. Para as recusas, a Sefaz tem algumas diretrizes a serem seguidas pelas empresas a fim de evitar percalços. Além disso, a empresa remetente não precisa pagar taxas.

De acordo com o órgão, é necessário emitir uma Nota Fiscal de Devolução com as mesmas informações da NF original, porém, com informações adicionais como o motivo da devolução.

A Sefaz também orienta que o vendedor mantenha os documentos fiscais emitidos e recebidos em ordem e disponíveis para consultas e eventuais fiscalizações e auditorias pelos órgãos competentes.

Cabe ressaltar também que a Secretaria da Fazendo determina a aplicação de multas e sanções para descumprir suas orientações. Isso pode ocasionar até mesmo a suspensão do cadastro de contribuinte.

Como saber se houve recusa de nota fiscal?

Para saber se houve recusa de nota fiscal é necessário que você e sua equipe verifiquem a situação no portal da Secretaria da Fazenda do estado em que a operação foi realizada. Uma vez logado, o emitente consulta documentos fiscais eletrônicos e verifica o status da nota lançada.

Outra maneira, mais prática, confiável e rápida, é verificar usando um sistema de gestão empresarial, como um ERP. Além de integrar todos os departamentos de uma empresa, ele pode ser configurado para identificar automaticamente recusas de nota fiscal, Se você quer controle, produtividade e auxílio nas operações comerciais, o ERP é a resposta.

Até aqui você viu como funciona os processos de uma recusa de nota fiscal e a importância que devemos dar a isso. É um trabalho a mais, mas os prejuízos podem ser fatais para a saúde de um negócio. Por isso, o ideal é estar preparado em todas as operações e contar com a tecnologia e uma equipe bem treinada nos departamentos de relacionamento com o cliente e logística.

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