Recebimento e inspeção de mercadorias: quais são as melhores técnicas?

O recebimento e inspeção de mercadorias é uma etapa chave para um bom andamento na gestão da empresa. Por meio desse processo, você pode conferir a quantidade e a qualidade de cada mercadoria recebida.

Para que tudo ocorra de forma eficiente, é preciso saber dosar atenção e agilidade. Nesse sentido, existem estratégias que garantem sucesso na checagem de cada detalhe e permitem que não haja divergências entre fornecedores, distribuidores e compradores.

Quer entender quais são as melhores técnicas para um recebimento e inspeção de mercadorias eficiente? Continue a leitura do post até o final.

Importância de um recebimento de mercadorias eficiente.

Quando não é executado da maneira correta, o recebimento e inspeção de mercadorias acarreta uma série de erros nos processos logísticos conseguintes.

É por meio desse contato inicial com os produtos que você irá verificar a conformidade dos itens em relação aos critérios pré-estabelecidos dentro do seu negócio. 

Essa checagem pode evitar perdas e prejuízos, identificar avarias que chegariam aos clientes se passassem despercebidas, diminuir retrabalho, enxergar divergências de dados e garantir uma categorização e armazenagem adequadas.

Tudo isso, então, vai garantir uma maior produtividade e eficiência.

O que deve ser avaliado no recebimento?

É preciso fazer um checklist de pontos a serem observados no recebimento e inspeção de mercadorias. O ideal é que eles sejam adaptados de acordo com a realidade da sua empresa. No entanto, alguns pontos são comuns, independente da companhia ou do ramo de atuação:

• Identificação do item;

• Conferência da data de entrega;

• Checagem da data de validade;

• Conferência de notas fiscais e outros documentos que possam ser relevantes;

• Identificação do fornecedor;

• Identificação de avarias;

• Cadastro no sistema de gestão de estoque;

• Armazenagem adequada;

Cada um desses pontos exige bastante cuidado para que o processo ocorra com êxito.

Principais dificuldades no processo de recebimento e inspeção.

Em especial, quando há um grande número de mercadorias a serem recebidas, algumas dificuldades podem surgir no recebimento e inspeção adequados. A maior parte delas, no entanto, ocorre por falta de planejamento adequado. São exemplos:

• Dados cadastrais inválidos;

• Entregas ocorrendo sem horário marcado;

• Discordância entre valores da negociação e os valores presentes na nota fiscal;

• Fila de caminhões para realizar entregas;

Além da falta de planejamento, a insistência em realizar o processo de forma manual em vez de fazer uso de um sistema de gestão também pode causar esses problemas. 

Recebendo e inspecionando da maneira correta.

Para que as mercadorias sejam recebidas com sucesso, vamos te dar algumas dicas de como conduzir esse processo e de como realizá-lo.

Conferência qualitativa.

Essencial no processo de recebimento e inspeção, uma boa conferência qualitativa deve observar se o produto está dentro da data de validade; se a embalagem está preservada ou sofreu avarias; se a cor, textura ou odor do produto estão dentro das características normais; ou se existem quaisquer características descritas na compra que não condizem com a mercadoria recebida.

Carga e descarga.

O processo de embarque e desembarque de mercadorias deve ser realizado por meio de horário previamente agendado. Isso é relevante para garantir que haverá uma equipe disponível para realizar um recebimento correto, dentro do tempo que for necessário.

Esse agendamento também é fundamental em relação a restrições de trânsito do local onde o embarque ou desembarque será realizado. Ao mesmo tempo, é uma forma de garantir que a etapa esteja adequada à lei 13.103/15, que regulamenta algumas condições, como a necessidade de que a carga e descarga leve no máximo 5 horas para ser realizada.

Higienização de mercadorias.

De pouco irá adiantar cuidar da limpeza correta do armazém, se as mercadorias que nele chegam não são higienizadas antes de serem armazenadas. Os produtos podem trazer ou atrair pragas urbanas quando não são limpos e higienizados de forma adequada, podendo causar danos e prejuízos em outros materiais que estiverem presentes no mesmo armazém.

Armazenagem correta.

Depois que foram verificados os dados, a qualidade do produto recebido e que foi realizada sua higienização, é hora de cuidar da armazenagem. Quando ela não é feita de forma adequada, acarreta perdas de tempo e de mercadorias.

Por isso, defina um processo de etiquetagem, organização e armazenagem previamente estabelecido e que possa ser revisto de tempos em tempos para uma melhor adequação.

Quando o produto é armazenado da forma determinada, facilita sua localização e torna a atividade logística em sua totalidade mais eficiente.

Medidas que aumentam a eficiência no recebimento e inspeção.

Executar os passos que citamos antes da forma correta pode não ser o suficiente para garantir um uso máximo de sua capacidade logística ou uma boa competitividade diante dos concorrentes. Nesse sentido, é preciso aprimorar constantemente o processo de recebimento e inspeção de mercadorias e adotar algumas medidas que geram maior benefício à sua operação.

Precisão no envio de mercadorias.

Enviar solicitações precisas aos fornecedores garante maior agilidade e menor ocorrência de erros no recebimento das mercadorias. Mas quando as solicitações são realizadas de forma manual, por edição de planilhas, trocas de e-mails ou de telefonemas, pode haver divergências. O ideal, então, é automatizar essa etapa. 

Existem soluções que realizam o disparo de solicitações diretamente da sua ERP para a ERP do fornecedor, proporcionando maior eficiência.

Conferência prévia de nota fiscal.

Em vez de fazer a conferência das notas fiscais no momento em que as mercadorias chegam ao armazém, você pode realizá-las de forma antecipada no momento em que essas notas são emitidas pelo fornecedor.

Mais uma vez, existem soluções automatizadas que realizam essa conferência e garantem mais segurança para o seu negócio.

Capacitação da equipe.

Sua produtividade só tende a crescer quando você conta com uma equipe de profissionais muito qualificada para desempenhar suas funções. Desse modo, realize treinamentos constantes para que os profissionais sejam mais estratégicos e façam suas tarefas de maneira crítica, antevendo possíveis problemas e solucionando inconsistências.

Realize a integração entre os setores.

Uma empresa logística conta com diversos setores que precisam estar bem integrados para garantir maior eficiência na operação. Portanto, promova uma boa comunicação, especialmente entre as áreas de compra, transporte e vendas.

Planejamento.

Uma boa operação só acontece quando há um bom planejamento das etapas a serem realizadas. Faça um planejamento detalhado e organizado para cada setor, de forma a garantir que não haja dúvidas quanto à realização de cada processo.

Invista em um sistema de gestão.

Como visto, o recebimento e inspeção de mercadorias é um processo com várias etapas e que exige atenção a diversos pontos para garantir o sucesso da operação. No entanto, ele não é o único dentro de uma empresa logística. Existem, portanto, diversas outras tarefas a serem realizadas, com grau semelhante ou até maior de complexidade.

E com tantos passos a serem realizados, é quase impossível evitar a ocorrência de erros, ainda que seja feito um bom planejamento e treinamento de equipe. Ainda por cima, se os processos são realizados de forma manual.

Por isso, a melhor saída para um bom recebimento e inspeção dos itens e de uma operação logística eficiente é apostar num sistema de gestão. Ele simplifica tarefas, garante maior precisão na realização das atividades, identifica divergências com mais facilidade e oferece um maior controle sobre todos os processos.

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