O sistema ERP na gestão de compras
A gestão de compras de uma empresa é parte fundamental do sucesso da organização. Ela exige planejamento e integração entre diversos setores, uma vez que tem relação direta com o financeiro e o atendimento aos clientes. E as demandas desses clientes, nem sempre são previsíveis.
Além disso, quando são adquiridas mercadorias acima ou abaixo do necessário, são sentidos reflexos em outras áreas do negócio.
Considerando a importância da gestão de compras, vale informar que existem hoje no mercado ferramentas que auxiliam a fazer esse processo de forma mais eficiente, segura
e automatizada. Exemplo disso são os sistemas ERP. Para entender melhor como eles podem ajudar sua empresa. Continue a leitura desse post até o final e confira como o sistema ERP atua na gestão de compras.
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning. Na tradução livre, “Planejamento dos Recursos da Empresa”. O nome é referente a um software para gestão empresarial capaz de automatizar processos feitos, até então, de forma manual, mais lenta e suscetível a erros.
Um ERP também unifica dados e permite que seu acesso seja feito de forma prática entre os mais diferentes setores. Isso facilita a tomada de decisões, de forma mais segura e baseada em informações reais.
Além das vantagens da automatização, organização, acesso do fluxo de informações e integração entre setores, outras características de um ERP são o acompanhamento simultâneo de dados e a flexibilidade de adaptação para diferentes tipos de empresa.
Como o ERP auxilia na gestão de compras?
Especificamente no que diz respeito à gestão de compras, o sistema ERP atua na contabilização de um grande volume de dados e conferência de notas fiscais eletrônicas. Ainda, permite integração a sistemas leitores de código de barras e QR Codes. Dessa forma, a identificação da entrada de mercadorias é ainda mais ágil.
A gestão de compras envolve muito de uma mesma empresa. Compras acima do necessário podem prejudicar o fluxo de caixa, exigir contratação de uma equipe maior de estoque e até um novo armazém.
Enquanto isso, compras realizadas em quantidade inferior à necessária podem gerar a interrupção do trabalho de máquinas, trabalhadores e a suspensão do fornecimento de produtos.
Nesse cenário, uma solução automatizada oferece maior segurança, praticidade e eficiência na gestão de compras.
Escolha de fornecedores.
Imagine ter uma assessoria automatizada para avaliação e escolha dos melhores fornecedores. É isso que o sistema ERP proporciona.
A ferramenta consegue verificar o histórico de compras por meio das notas fiscais presentes em seu banco de dados. Desse modo, identifica e alerta sobre fornecedores que façam alterações nos preços ou passem a oferecer condições de venda prejudiciais ao seu negócio.
Ao mesmo tempo, o ERP identifica se a empresa parceira cumpre os prazos acertados, oferece mercadoria de qualidade adequada e mantém preços alinhados ao mercado. Logo, facilita a escolha do fornecedor ideal e beneficia o seu relacionamento com empresas parceiras, evitando uma série de problemas que iriam impactar na sua atividade.
Planejamento de compras.
Compras acima ou abaixo da necessidade de operação da sua empresa se tornarão algo do passado com a adoção de um sistema ERP na gestão de compras.
Com a ferramenta, é possível consultar mercadorias que atingiram nível mínimo no estoque, além de conferir o percentual de contribuição daquele item nos resultados da empresa. Isso vai permitir, por exemplo, o desenvolvimento de estratégias para vender um produto específico, garantindo maior eficiência.
Com um planejamento eficiente, você evita problemas no seu estoque. Adquirindo mercadorias na quantidade e momento certo . Por exemplo, compras em excesso refletem no fluxo de caixa, ao mesmo tempo que exigem um novo armazém para armazenar o estoque, mais mão de obra e um custo maior de manutenção do estoque.
Enquanto uma compra insuficiente pode gerar paralisação das máquinas e da mão de obra e insatisfação dos clientes, uma vez que o fornecimento de produtos ou serviços será paralisado por falta de insumos.
Compras mais rápidas e previsíveis.
Por meio de um bom planejamento, o sistema ERP também permitirá que as compras aconteçam de forma mais rápida e previsível, evitando longos e complicados processos entre setores e sustos no balanço financeiro.
Organização de dados.
Se você está buscando ter uma integração perfeita entre o setor de compras e o setor financeiro da sua empresa, o sistema ERP também consegue proporcionar isso.
A ferramenta colabora na liquidez do negócio porque auxilia na cotação de serviços ou produtos, reduzindo o custo de aquisição de mercadorias, permitindo a prática de preços mais competitivos e também a margem de lucro nas vendas.
Gestão de inventário.
Diretamente ligada à gestão de compras, a gestão de inventário também pode ser aprimorada com o uso de um sistema ERP. Nada de processos manuais e anotações em papel com caneta: a entrada e a saída de mercadorias será feita de forma automatizada, a qualquer hora do dia, de forma precisa e com as informações disponíveis para qualquer setor que precisar delas.
Facilidade ao cumprir exigências fiscais.
As empresas brasileiras precisam enfrentar uma carga tributária muito alta e complexa, com variações a nível estadual e municipal. Diante disso, um sistema ERP também pode te ajudar, garantindo fácil acesso à documentação fiscal no caso de fiscalizações e também em necessidades de consulta de setores internos.
Ainda, o software permite avaliar se os produtos e os serviços prestados, tanto os seus como os que fornecedores oferecem a seu negócio, estão atendendo às especificações tributárias do governo brasileiro.
Um sistema ERP pode cuidar de todo o processo de forma mais segura e organizada, do começo ao fim, incluindo a conferência e organização de notas fiscais.
Melhorias na empresa e preços mais competitivos.
Contar com os melhores fornecedores para seu negócio, comprar insumos na medida certa e desenvolver estratégia de gestão e venda de mercadorias, por si só, já irão propiciar diversos benefícios no dia a dia de operação da sua empresa. Mas não para por aí.
Todas essas vantagens irão refletir em uma significativa economia de custos. Esse valor, então, pode ser convertido em investimentos, que irão gerar melhorias em vários setores.
Pense, portanto, na aquisição de novas máquinas, melhorias em estrutura, expansão de prédios ou desenvolvimento de novos produtos, ou serviços que você gostaria de fazer, mas não consegue uma folga no caixa para dar início a esses projetos. A adoção de um sistema ERP pode tornar tudo isso possível.
Ao mesmo tempo, a economia gerada pela organização e automação de processos e informações graças a um ERP pode permitir que você ofereça preços mais competitivos no mercado, conquistando mais clientes e fidelizando os que você já tem.
Você acabou de descobrir como um sistema ERP pode atuar na gestão de compras de uma empresa. Organize os fluxos, alcance suas metas comerciais, aprimore suas vendas com suas com informações que precisa disponíveis, reduza a inadimplência e tenha um excelente resultado financeiro geral com a solução em ERP IN4.
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