KPI´s em gerenciamento de projetos: o segredo do sucesso.

São muitos os desafios que precisamos vencer para ter um projeto de sucesso. Dos menores aos maiores, existem diversas situações que podem sair do controle, atrapalhando o andamento de uma tarefa específica, de um setor ou até mesmo de todo o negócio. Nesse sentido, a ajuda dos KPI’s em gerenciamento de projetos pode proporcionar gestão mais eficiente e segura.

Mas o que são eles? Para que servem? Logo, vamos lhe ajudar a responder todas essas perguntas.

O que são os KPI ‘s?

KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou indicador-chave de performance na tradução direta para o português. Eles ajudam a quantificar o quão próximo o seu negócio está de atingir determinadas metas, permitindo que sejam feitas análises precisas e ajustes nas estratégias para um melhor resultado.

Esses dados concretos que eles fornecem podem estar no formato de números ou de porcentagens e permitem ao gestor acompanhar o andamento de processos internos, o desempenho da equipe e ter um diagnóstico mais completo da operação.

O ideal é que sejam criados KPI’s mais gerais, que digam respeito ao negócio em sua totalidade, e mais específicos, que sirvam para avaliar uma operação em específico, por exemplo.

Como escolher os KPI’s certos para seu objetivo?

Parte do sucesso dos KPI’s em gerenciamento de projetos diz respeito a escolher aqueles mais adequados para sua estratégia ou sua empresa. Existem algumas dicas que te ajudam a escolher o indicador correto para utilizar nas suas avaliações.

Procure ser simples.

No que diz respeito a KPI’s, menos é melhor. Dessa forma, você quer e precisa entender seu indicador de forma rápida, sem que seja necessário mergulhar na análise de uma grande quantidade de dados em meio a outras tarefas do dia a dia.

Seja específico.

Seus indicadores-chave devem ser específicos de acordo com o seu projeto ou sua meta. Assim, será mais fácil para você acompanhar seu progresso ou identificar áreas que precisam passar por ajustes.

Escolha KPI’s úteis para o seu projeto.

Os KPI’s escolhidos devem fornecer resultados, ideias e servir de fonte para você definir como aprimorar suas operações. Se seus indicadores não forem capazes de contribuir para tornar seu projeto mais eficiente, eles não estarão cumprindo com a função. Os indicadores, portanto, devem estar alinhados com sua estratégia e sua empresa.

Os KPI’s devem ser mensuráveis.

Por fim, seus KPI’s devem ser mensuráveis quantitativamente. Só assim poderão servir para acompanhar sua evolução e mostrar quais pontos devem ser ajustados objetivamente.

É possível contar com mais de um KPI?

Sim, é possível trabalhar com mais de um KPI. É até aconselhável. Vários KPI’s, que atendam os pontos que mencionamos acima, podem fornecer um diagnóstico completo do seu projeto. 

Afinal, são vários os aspectos que precisam ser levados em conta para que um trabalho seja bem sucedido.

Além disso, contar com um único KPI pode ser perigoso em um cenário onde você identifique que algo não está indo bem, mas aquele indicador que apresenta bons níveis e não esteja colaborando para que o problema seja visto e resolvido.

Como adicionar os KPI’s na rotina de gerenciamento.

Depois que você já entendeu o que os KPI’s fazem e que você já os escolheu, entenda agora como inserir esses indicadores no gerenciamento do seu negócio.

Defina os KPI’s no começo do projeto.

Definir os indicadores a serem utilizados logo no começo do projeto vai ajudar a fazer com que eles estejam alinhados aos objetivos. Ao mesmo tempo, vai permitir que eles caminhem lado a lado com o desenvolvimento do projeto e tornar mais fácil sua inserção e análise.

Já pensou, por exemplo, ter que inserir um KPI em um projeto em andamento? Será necessário abastecê-lo com vários dados do início do negócio até o momento onde a inserção está sendo feita. Por isso, trabalhar com eles desde quando sua ideia é embrionária vai tornar tudo mais fácil.

Escolha as ferramentas certas para analisar os KPI’s.

Existem no mercado diversas ferramentas para monitorar seus KPI’s. Procure escolher aquelas que mais se encaixam aos seus interesses e necessidades, bem como aos da sua equipe de trabalho.

Adote um sistema para gerenciar os indicadores.

Existem ferramentas de gestão que te ajudam não só a monitorar os indicadores-chave, mas mantê-los organizados. Eles também notificam quando o progresso é feito.

Comunique os KPI’s para toda a equipe.

Essa atitude vai fazer com que toda a equipe esteja trabalhando de maneira alinhada para alcançar os mesmos objetivos. Uma plataforma de gestão pode ajudar nesse sentido, permitindo que todos possam, inclusive, se comunicar de lugares diferentes.

Revise regularmente os indicadores.

Revisar regularmente os KPI’s vai te ajudar a obter dados importantes para gerir seu negócio ou observar que eles não estão sendo úteis para o acompanhamento adequado do seu projeto.

Categorias de KPI’s.

Entre as categorias de KPI’s, temos os indicadores de produtividade. Eles avaliam a eficiência de processos e são úteis para analisar a quantidade de recursos que uma empresa utiliza para fornecer um determinado produto ou serviço.

Lado a lado aos indicadores de produtividade, estão os de qualidade. Eles identificam erros que possam ter ocorrido durante o processo de produção.

Junto aos KPI’s de produtividade e de qualidade, os de capacidade mostram o quão competitiva a empresa consegue ser naquele momento, com base nas saídas feitas e no tempo levado para elas serem realizadas.

Por fim, os indicadores estratégicos mostram como o negócio está hoje em relação ao período onde as metas foram definidas. São importantes para observar a evolução e o quão perto você e a equipe estão de alcançar os objetivos traçados.

Exemplos de KPI’s.

Financeiros

• Margem de lucro;
• Custo por unidade;
• Retorno sobre investimento (ROI).

Clientes

• Pontuação de satisfação do cliente (CSAT);
• Taxa de rotatividade;

Colaboradores

• Índice de turnover;
• Custo de treinamento por funcionário;
• Produtividade por funcionário;

Operacionais

• Tempo de processamento de pedidos;
• Índice de rotatividade do estoque;
• Tempo de espera;

Marketing

• Custo por lead (CPL);
• Custo por clique (CPC);
• Custo por aquisição (CPA);
• Taxa de conversão;

KPI e métrica são a mesma coisa?

Muitos confundem KPI e métrica, como se tivessem a mesma funcionalidade. Mas não é bem assim. No entanto, uma métrica pode se tornar um indicador-chave.

As métricas são informações primárias, sendo apenas um indicador. Mas se elas forem relevantes para a estratégia do seu negócio, aí sim, se tornam um KPI.

Importância dos indicadores.

Não basta apenas saber onde se quer chegar. É preciso se manter no caminho certo, para que os objetivos sejam alcançados no tempo desejado. 

É aí que mora a importância dos KPI’s em gerenciamento de projetos. Eles te oferecem dados concretos e não suposições sobre o andamento do seu trabalho e facilitam que você enxergue o quanto falta para chegar onde almeja.

Ao mesmo tempo, você também vai ganhar insights e entender melhor como aprimorar os processos. Um diagnóstico da empresa lhe auxilia a ser mais competitivo e não se perder no caminho para o resultado final. Além disso, entender melhor o que acontece agora te dá previsibilidade sobre qual resultado alcançar.

Agora que você já viu a importância dos KPI’s em gerenciamento de projetos, conheça um sistema de gestão para empresas que pode aumentar sua eficiência e lucratividade em todo o processo de produção. Entre na homepage da IN4 e descubra o que podemos fazer pelo seu negócio e quais clientes já fazem uso das inovações que oferecemos.