Home office: como ferramentas digitais são as melhores aliadas.
Os últimos anos mudaram o futuro do trabalho para sempre, especialmente quando se trata de trabalhar em casa ou como se popularizou o termo Home Office.
Nesse post vamos entender e aprender como ferramentas digitais podem melhorar o nosso trabalho em Home Office.
Mesmo com os riscos de saúde da pandemia diminuindo, prevê-se que mais equipes continuem trabalhando nesse modelo de equipe híbrida, onde o tempo é dividido entre trabalhar em casa e trabalhar no escritório.
Isso significa que as ferramentas de trabalho remoto são mais importantes agora do que nunca. E, felizmente, estamos no melhor lugar da história da tecnologia para permitir experiências bem-sucedidas de trabalho em casa.
Precisa de mais provas de que as ferramentas de trabalho remoto estão na vanguarda da tecnologia de trabalho?
O desafio é que há um bando de ferramentas de trabalho remoto para escolher e é difícil distinguir quais ferramentas são absolutamente essenciais.
Com base em uma pesquisa para identificar as ferramentas mais usadas, 91% dos trabalhadores remotos usam atualmente software de videoconferência; 62% usam ferramentas de gerenciamento de projetos e 61% usam ferramentas de mensagens instantâneas.
As estatísticas citadas acima refletem algumas das necessidades mais importantes ao trabalhar em casa: um local para colaborar com sua equipe, tecnologia que reúne tudo em um só lugar e uma maneira de se manter conectado.
Muitas empresas globalmente estão usando seus sistemas integrados de gestão empresarial (ERP), a melhor ferramenta digital para o âmbito corporativo disponível, em um ecossistema de trabalho remoto pela primeira vez.
Se a sua empresa já é adepta, considere isso uma conquista significativa, mas não pare de considerar a necessidade de atualizar frequentemente seu sistema e políticas de ERP com especialistas da tecnologia.
Mesmo as empresas com programas estabelecidos de trabalho em casa podem não ter políticas atualizadas específicas para sistemas de ERP e trabalhadores.
A ausência desses processos pode contribuir para falhas de comunicação, declínios na produtividade, dificuldades com relatórios oportunos e fechamentos financeiros e aumento dos riscos de segurança cibernética, para citar alguns.
Agilizar seus sistemas de ERP na realidade atual do trabalho remoto exigirá que você avalie, atualize e automatize processos e tecnologias – e certifique-se de que os funcionários sejam adequadamente treinados nas complexidades de realizar todas as suas tarefas fora do escritório.
A seguir estão algumas dicas importantes para ajudar a aprimorar a funcionalidade de sua solução de ERP, já que a maioria de nós continua trabalhando remotamente.
Capacite o trabalho remoto e a produtividade
Até agora, a maioria das empresas tomou medidas para garantir que as tecnologias, processos e treinamento corretos de trabalho remoto estejam em vigor e funcionando adequadamente.
Muitos mudaram para o trabalho remoto praticamente da noite para o dia e foram levados às pressas para implementar um programa de trabalho em casa.
Agora é hora de rever as decisões iniciais e subsequentes para garantir que formem um todo coeso e eficaz.
As políticas atualizadas de trabalho remoto serão essenciais para ajudar a apoiar a produtividade e a continuidade dos funcionários se o serviço de internet e outras comunicações forem interrompidos.
As empresas também precisarão criar ou atualizar fluxos de trabalho de acesso remoto e testar suas redes de comunicação e desempenho de VPN.
Os funcionários precisam de acesso adequado à internet para aplicativos de alta largura de banda, como videoconferência, bem como manutenção remota de sistemas ERP.
A maioria das empresas estabeleceu diretrizes em relação a equipamentos como laptops e smartphones, além de proteger redes domésticas para proteger informações e dados confidenciais, como números de contas de fornecedores.
Estes devem ser atualizados conforme necessário com base em uma revisão do progresso até o momento.
Para ajudar a preservar a produtividade, as empresas devem avaliar as ferramentas e políticas que permitem que os trabalhadores domiciliares colaborem sem esforço com outras equipes.
Isso deve incluir a avaliação do desempenho dos fluxos de trabalho colaborativos em seu sistema ERP e a necessidade de treinamento adicional dos funcionários sobre novos processos e protocolos de segurança.
Garanta o acesso aos sistemas ERP
É fundamental que a equipe essencial seja capaz de acessar com segurança os sistemas ERP via VPN ou um portal baseado na web.
Sistemas ERP modernos podem ser gerenciados remotamente. É fundamental que as configurações para suporte remoto de TI estejam atualizadas e testadas.
As soluções de ERP baseadas em nuvem oferecem uma vantagem sobre os sistemas locais porque são projetadas para serem gerenciadas remotamente; eles também oferecem escalabilidade e flexibilidade imediatas para futuras flutuações nas necessidades de negócios.
Automatize as práticas manuais de negócios
Dentro e fora do ERP, as organizações precisarão continuar a automatizar processos de negócios manuais e fluxos de trabalho para tornar um ambiente de trabalho remoto operacionalmente eficiente.
Eles devem, por exemplo, considerar a automação de fluxos de trabalho de aprovação, como pedidos e processamento de faturas.
Da mesma forma, a prática de usar planilhas manuais para relatórios e previsões precisará ser substituída por um sistema automatizado e centralizado.
As organizações com operações de armazenamento podem considerar a automatização de tarefas como coleta, embalagem e remessa para ajudar a estabilizar as atividades comerciais durante tempos de crise.
Processamento de contas a pagar digitalizado
As organizações que automatizaram suas funções de contas a pagar (AP) provavelmente já experimentaram os benefícios do processamento automatizado de faturas, transmissão de pagamentos eletrônicos e depósito de contas a receber.
Muitos estão estendendo os pagamentos ACH a funcionários, contratados e fornecedores porque imprimir e apresentar cheques em papel é um desafio.
Prepare-se para o treinamento virtual
O treinamento virtual da equipe atual e dos novos contratados geralmente é mais desafiador e menos eficaz em comparação com o aprendizado no local.
A boa notícia é que, agora, os trabalhadores provavelmente têm muito mais experiência com comunicações digitais.
A maioria das soluções de ERP possui uma ferramenta de gravação de vídeo, bem como plataformas de desenvolvimento, implantação e manutenção de conteúdo, que podem ajudar a criar e distribuir conteúdo e vídeos de treinamento.
Aproveite os relatórios e os painéis
Muitos funcionários ainda estão dispersos e virtuais, e isso pode interromper processos e fluxos de trabalho de geração de relatórios e análise de dados.
Painéis e fluxos de trabalho colaborativos em soluções de ERP podem ajudar as empresas a gerenciar relatórios remotos e arquivamentos trimestrais.
Simplifique os fechamentos financeiros virtuais
Processos desconhecidos, obstáculos técnicos e sistemas desconectados podem adicionar tempo e complexidade aos fechamentos financeiros, que foram realizados virtualmente durante a pandemia.
A falta de fluxos de trabalho colaborativos eficazes e recursos remotos retardará ainda mais o processo.
A maioria dos pacotes de ERP possui ferramentas como uma lista de tarefas ou uma lista de observação que podem ajudar a gerenciar remotamente e consolidar atividades próximas.
Os painéis de ERP também podem ser usados para identificar tarefas fechadas e criar fluxos de tarefas.
Como alternativa, software complementar de terceiros também pode ser implantado para automatizar e gerenciar o fechamento.
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