ERP: o seu grande aliado no controle financeiro

Toda empresa tem grandes desafios. Para muitos, a parte financeira demanda mais esforços por vários motivos: falta de mão-de-obra especializada, desorganização, falta de experiência, e outros. Por isso, é ideal contar com ferramentas para auxiliar a gestão financeira da empresa; um grande aliado para isso é o ERP.

Sabemos que o setor de finanças é dedicado para planejar e alocar os recursos do negócio, por meio do controle das receitas e despesas, investimentos, e todos os outros fatores que envolvam dinheiro. 

Sendo assim, apoiar em uma ferramenta que unifica todos os processos de gestão — além do financeiro — e automatiza inúmeras tarefas, contribui para mostrar um panorama mensurável sobre a situação da empresa no presente e no futuro. 

Ou seja, o sistema vem como disrupção para a maneira de pensar, gerenciar e realizar tarefas na empresa. A seguir você acompanha as principais informações sobre um ERP para o controle financeiro.

O que é um ERP financeiro?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, e em portuguese significa planejamentos de recursos empresariais. Quando aplicado no setor financeiro, torna-se um sistema focado no fluxo de dinheiro, gestão e controle dos recursos de um negócio. 

Com ele, realizava as tarefas usuais, mas de forma automática e integrada com os outros setores, sendo um ERP uma solução modular. Isto é, pode-se implementar o sistema de acordo com a necessidade da empresa, podendo ser focado em um setor, ou no global. 

Um estudo de caso da Select Hub mostrou 88% das organizações considerando a implantação do ERP um impacto positivo e decisivo para  a alavancagem de vendas e produtividade — lê-se sucesso. 

A invenção do ERP

As primeiras estruturas da ferramenta tinham como objetivo a automatização de inventários nos anos 60. Não era acessível, e na maioria das vezes, era criado dentro da própria empresa.

Nos anos seguintes, vimos o surgimento do MRP, um software para o planejamento para a manufatura.

A consolidação do ERP veio somente nos anos 90, com a integração total das empresas em bancos de dados. A partir dos anos 2000 — década marcada pelo boom tecnológico — o ERP ganha mais funcionalidades com integrações multifacetadas usadas até hoje. 

Isso nos dá a entender que quantos mais dados e mais integração o seu ERP obtiver, mais automatizada a sua empresa será e terá melhor capacidade em lidar com as demandas e mudança de comportamento do consumidor. 

Para quê serve o ER financeiro?

Ele é o protagonista na automatização da gestão e integração das finanças às outras operações e tarefas relacionadas com o uso dos recursos. 

Lembre-se: um ERP possui vários módulos, altamente integrados e personalizados, por isso o financeiro é apenas um deles e talvez o mais importante também. 

Sendo assim, ele não serve apenas para a gestão financeira, mas também para centralizar todos os dados criados de diferentes áreas de um negócio.

Desse modo, há quem pense que o uso do ERP é ideal para grandes empresas. Mas não importa o tamanho — o sistema é indicado para todo tipo e tamanho de negócio.

Para as de pequeno e médio porte, a grande vantagem é a centralização das operações em um único sistema, evitando retrabalho e investimentos sem retorno em diferentes plataformas. 

Se vários sistemas implantados não se comunicam ou não se ajustam ao tipo de negócio, os desafios enfrentados podem ir de dados incorretos e duplicados a impossibilidade de análises corretas para tomar decisões certeiras. 

As principais funcionalidades do ERP financeiro

Algumas das mais funcionalidades mais importantes são:

      1.  Organiza o fluxo de caixa: oferecendo um panorama com dados para alocar o dinheiro nos investimentos ideais para o momento;

          2.  Controla contas: o ERP auxilia no controle de registro de contas a pagar e receber, assim como as previsões e automatização de cobranças e quitação de dívidas;

     3. Fornece relatórios completos: com informações em um único lugar, os relatórios são mais completos e aprofundados, possibilitando a análise micro ou macro;

          4.  Cadastro de clientes e parceiros: catalogar clientes e fornecedores é um grande desafio que você pode deixar nas mãos do sistema, assim como a gestão de documentos, certificados e contratos.

Como um ERP opera?

Lembra quando falamos sobre o ERP ser um sistema modular? Pode-se implementar também para o setor de RH, vendas, produção, logística e gestão do supply chain. Nesse sentido, ele pode funcionar a partir de 3 maneiras:

• Nuvem: viabilizado através da internet como um serviço de assinatura (assim como o Google Drive), evitando ocupar espaço no servidor da empresa. 
• On premise: instalações de data center do negócio a partir do software e equipamentos usados no ERP. A manutenção e segurança das máquinas são de responsabilidade do TI da empresa.

• Híbridos: mistura entre nuvem e on premise, sendo chamados de ERP de duas camadas.

Por quê investir em um ERP para gestão financeira?

Além de permitir um overview descomplicado, mas, ao mesmo tempo completo, um sistema de gestão como o ERP permite realizar previsões e tomar decisões com visões de como os outros setores podem ser afetados. 

Segundo o DatixInc, 95% das empresas viram melhorias em alguns ou todos os processos depois da implementação do ERP. Além de reduzir o tempo de realização dos processos, a colaboração entre funcionários aumentou e todos os dados conseguiram ser centralizados.

Alguns bons motivos para investir em um ERP financeiro são:

Segurança de dados

Ameaças cibernéticas devem ser levadas a sério, por isso contar com um sistema que prioriza a segurança dos dados entre dispositivos é muito importante. 

ERPs usam a criptografia e blockchain para proteger as informações circuladas na empresa, dando acesso apenas para pessoas autorizadas. Dessa forma, é possível definir o nível de permissão de cada funcionário, limitando o compartilhamento de arquivos. 

Padronização de tarefas 

Padronizar as atividades do dia a dia torna a análise de dados mais simples e melhora a colaboração entre os departamentos. Quando se segue à risca o fluxo padronizado, as situações tendem a não sair mais do controle. 

Além de fazer diferença no dia a dia, com aumento da produtividade e otimização de tempo de tarefas repetitivas, no final do período também é possível ver o resultado macro.

Redução de custos 

O uso da ferramenta traz resultados crescentes em benefícios: com a padronização de tarefas, os processos são melhorados, e portanto, a otimização operacional também acontece. Com isso, há redução de custos.

Importante frisar que redução de custos é sempre a meta de toda empresa que deseja crescer. Portanto, conte com o ERP para isso. Uma pesquisa da Hubspot apontou que 35% das empresas entrevistadas notaram redução no cycle time de seus produtos. 

Otimização de processos

Como já falamos anteriormente, repetições podem ser automatizadas para melhorar a qualidade dos processos. Estamos falando sobre faturamento, folha de pagamento, geração de documentos, preenchimento de informações, processamento de pedidos e outros. 

Quando se automatiza, a chance de falhas e retrabalhos diminui e permite que os colaboradores se concentrem em tarefas mais importantes.

Controle de prazos

Cumprir prazos é uma obrigação para qualquer setor da indústria. E, como o tempo é dinheiro, a automatização do controle de prazos para contas a pagar se torna um grande diferencial da solução digital. 

Dessa forma, pode-se melhorar a saúde financeira do negócio, operando sem o risco de se tornar devedor. 

Onde encontrar um bom ERP?

É preciso pesquisar e pedir recomendações de outros profissionais da indústria, como o seu fornecedor. Ter opções e entender qual sistema ERP atenderia as necessidades da sua empresa é o primeiro passo. 

Por falar nisso, conheça o ERP da IN4! Potencialize a estabilidade financeira da sua organização conosco.