Contingência Offline da NFC-e: como e quando utilizar.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, NFC-e, surgiu com o objetivo de modernizar e trazer mais praticidade ao dia a dia das empresas e dos consumidores. No entanto, como todo processo eletrônico, ela está sujeita a algumas falhas como instabilidade do sistema e falta de comunicação. Entre as soluções, está a contingência offline.
Mas como ela funciona? Quando deve ser utilizada? Todas essas dúvidas você vai tirar nesse post que preparamos para você. Continue a leitura até o final e confira.
NFC-e e seus avanços.
Criada em 2005, a NFC-e veio para substituir a nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal, ambos impressos. É voltada para situações onde a venda é realizada diretamente ao consumidor, presencialmente ou com entrega a domicílio. Desse modo, é utilizada, sobretudo, no setor varejista.
Entre os avanços que proporcionou, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica possibilitou a dispensa de um grande volume de documentos arquivados em papel nas empresas, facilitando a organização fiscal das companhias e ainda beneficiando o meio ambiente.
Além disso, também ofereceu maior rapidez no envio das informações ao fisco, otimizou e aprimorou a fiscalização e, nesse sentido, ajudou no combate à sonegação de impostos.
O que é necessário para emitir a NFC-e?
Os estabelecimentos que emitem a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica precisam estar adequados a algumas normas junto aos órgãos de controle.
Entre eles, estar com a Inscrição Estadual (IE) em dia, credenciamento na Sefaz e a devida autorização para emissão do documento, Código de Segurança do Contribuinte (CSC) e o Certificado Digital de Pessoa Jurídica.
Contingência Offline
A emissão da NFC-e depende da perfeita comunicação entre um software local e o sistema da Secretaria de Estado da Fazenda. Em algumas situações, no entanto, essa conexão pode não ocorrer: seja por problemas de internet do estabelecimento, queda no sistema da Sefaz ou outra adversidade que torna a emissão temporariamente indisponível.
Como é um documento que deve ser gerado de forma rápida para finalizar o atendimento ao cliente e garantir sua satisfação, o emissor pode fazer uso da contingência offline da NFC-e nesses casos.
Como funciona a emissão em contingência?
Ainda que seja semelhante à emissão de uma NFC-e comum, o processo de geração da Nota em contingência possui algumas especificidades.
- Preenchimento
É preciso, por exemplo, fazer alterações no XML. No campo <tpEmis>, responsável pela identificação do tipo de emissão, deve ser inserido o valor 9, sinalizando a emissão em contingência.
Enquanto isso, a data e hora da entrada em contingência deve ser inserida na tag <dhCont>. Por fim, a justificativa da emissão em contingência deve ser incluída no campo <xJust>.
- Impressão
Outra parte do processo de emissão da NFC-e em contingência, e mais importante, é a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFCE). É ela que fornece o cupom a ser entregue ao cliente e que irá finalizar o atendimento no estabelecimento.
São 2 as cópias que precisarão ser impressas: uma delas ficará com o cliente, outra com a empresa onde a operação foi realizada. O documento deve conter, ainda, a frase “emitida em contingência”, como forma de dar mais transparência ao ocorrido.
- Envio posterior dos dados
Quando a anormalidade for solucionada e a comunicação entre empresa e sistema da Sefaz estiver restabelecida, deve ocorrer o envio da NFC-e gerada em contingência. A partir daí, ela será autorizada ou rejeitada. No primeiro caso, basta armazenar o XML corretamente. Já no segundo caso, será necessário fazer ajustes em algumas das informações.
Como proceder na perda de conexão durante a emissão.
Você viu como funciona a utilização da contingência offline da NFC-e quando a comunicação entre empresa e sistema da Sefaz apresenta falha antes da emissão. Mas o que fazer se a conexão cair durante a emissão, quando a NFC-e tradicional já foi gerada, mas sem retorno do órgão fiscal?
Bom, o recomendado é fazer uma NFC-e em contingência, muito semelhante à anterior, mudando apenas a numeração. Ela vai ser necessária para finalizar o atendimento ao cliente, já que é inviável que ele aguarde o sistema ser restabelecido.
Em seguida, quando tudo voltar à normalidade, a chave da primeira nota deve ser consultada. Caso tenha sido autorizada, é preciso fazer o cancelamento. Caso tenha sido rejeitada, inutilize a numeração dela.
Riscos que a contingência offline da NFC-e apresenta.
A contingência offline foi criada para situações excepcionais, em que não se pode emitir a NFC-e em tempo hábil. No entanto, muitos contribuintes fazem uso dessa solução de forma padrão na hora de emitir a nota, como forma de burlar alguma regra, aumentar a velocidade de emissão ou melhorar o desempenho operacional. Essa prática, aliás, é coibida pela Sefaz.
Dessa forma, é necessário lembrar que a emissão em contingência oferece diversos riscos, tanto ao contribuinte, quanto ao consumidor. Quando utilizada frequentemente, sem a presença de falha técnica, as notas têm mais chance de serem rejeitadas ou exigirem correção.
Isso irá gerar problemas da empresa junto ao cliente que for conferir o documento no sistema posteriormente por QR Code, além de causar retrabalho e perda de tempo que poderia ser empregado em outra atividade.
Ao mesmo tempo, o contribuinte pode perder as informações das NFC-e que são mantidas nos arquivos do estabelecimento. Isso pode gerar uma série de problemas fiscais para a empresa, desde internos — como a desorganização das informações contábeis da organização — até externos, junto ao fisco, como o surgimento de passivos fiscais.
Por fim, o contribuinte pode ainda ser bloqueado por envio de XML sem correção de forma repetida.
Como minimizar erros na emissão em contingência?
Como você viu, a emissão da NFC-e em contingência tem diversas particularidades e abre portas para que erros aconteçam. Nesse sentido, é interessante que sua empresa esteja protegida e conte com soluções que façam com que esse processo ocorra internamente da maneira correta.
Uma das soluções é contar com softwares especializados em gestão. Dessa forma, a empresa pode automatizar inteiramente o processo de emissão de NFC-e, inclusive a entrada em contingência, que deixa de depender de uma decisão humana.
Especificamente no caso da contingência, esses softwares proporcionam um armazenamento seguro dos dados da NFC-e, evitando que as informações sejam perdidas. Além disso, realizam de forma automática o envio no tempo correto para o fisco, de forma a obter a autorização.
A ferramenta, aliás, também impede que um XML com o mesmo erro seja enviado repetidas vezes, evitando penalidades.
A contingência offline da NFC-e é uma solução preciosa para quando o sistema enfrenta instabilidades e consegue ser muito útil e benéfica para manter a satisfação do cliente e a correta operação dos processos fiscais, isso quando utilizada nas situações corretas.
Contar com um software de gestão vai te ajudar não só nesse processo, como em vários outros que fazem parte do dia a dia da operação da sua empresa. Não deixe de contar com a tecnologia e toda a segurança e tranquilidade que ela pode oferecer.
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