O que avaliar para garantir a escolha do melhor ERP? 9 Dicas para fazer uma boa escolha!

A escolha do melhor ERP para a sua empresa será o fator definitivo para determinar se seus negócios vão decolar (ou não). Por meio do entendimento do funcionamento, características e demais atributos, será mais fácil entender o que faz essa solução tão importante para a sua empresa. Continue a leitura para entender melhor!

Pode ser uma verdadeira Escolha de Sofia, mas optar por um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português) é uma decisão primordial e de grande importância para qualquer companhia em busca de se modernizar.

Isso porque estamos falando de uma plataforma capaz de desempenhar um papel fundamental ao apoiar as principais atividades do negócio em um único software e que, de quebra, armazenar informações e dados cruciais que serão responseis por guiar gestores e facilitar na tomada de decisões. 

É imperativo que uma empresa considere a implementação de um ERP quando está enfrentando alguns gargalos do dia a dia, como o uso de sistemas e ferramentas não integradas, por exemplo. 

Existem outros cenários que também podem acender a luz de alerta para que a escolha de um ERP seja a mais sensata. Isso pode ocorrer quando se deparar com dificuldades na busca de informações para balanços ou relatórios, imprecisões nos dados feitos manualmente, excesso de tempo gasto pelos funcionários em processos internos em detrimento das atividades principais (que podem até mesmo ser desnecessárias), sobrecarga da equipe de TI devido à gestão de múltiplos programas e sistemas, entre outros.

Por isso, neste post, vamos apresentar as principais informações sobre o sistema, qualidade, características e a importância de fazer a adesão desta solução na sua companhia.

O que é um ERP?

Sigla para  “Enterprise Resource Planning” (ou “Planejamento dos Recursos da Empresa”, traduzido em português), um sistema ERP é essencialmente um software de gestão empresarial projetado para armazenar informações-chave, dados e acessos, oferecer uma visão unificada e focada dos resultados que sirva para todos os setores que o utilizem, bem como para automatizar processos anteriormente feitos de forma manual. 

De forma essencial, um ERP atua como uma espécie de plataforma de gestão que unifica informações e facilita a colaboração entre diversos setores em uma companhia. 

Em muitas organizações, por exemplo, cada departamento costuma utilizadas ferramentas e soluções distintas para gerar relatórios e/ou realizar tarefas do dia a dia. 

No contexto supracitado, o ERP desempenha um papel de hub centralizador para o fluxo de trabalho de todos, o que, por sua vez, vai aprimorar a comunicação entre departamentos e agilizando o processo de tomada de decisões de maneira sinérgica.

Então, no lugar de cada setor realizar suas atividades de maneira independente, por meio de uma solução avulsa, o ERP é capaz de consolidar todas os dados e processos de forma integrada. 

Com isso, a empresa terá mais autonomia para executar tarefas do dia a dia, garantindo uma comunicação eficiente e fluída entre todos os setores. Um cenário: o departamento de inteligência de dados pode monitorar, em tempo real, a qualidade dos ganhos e dos leads gerados pelo setor de marketing, ou observar como o fluxo de caixa do setor financeiro está se comportando.

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Conheça as vantagens de investir em um ERP?

A automação de tarefas manuais em sua empresa pode oferecer vantagens significativas, uma vez que é capaz de eliminar a necessidade de mão de obra, que geralmente representa uma das despesas mais onerosas para qualquer negócio. 

No entanto, um sistema ERP é capaz de oferecer uma gama de benefícios que vão muito além. Eles, por sua vez, podem impactar positivamente diversas áreas da empresa. 

Confira algumas das vantagens de investir em um sistema ERP.

Gestão otimizada

Ao centralizar todo o fluxo de informações de uma companhia em um único sistema, como o ERP, proporciona-se uma gestão mais ágil e precisa de dados para todos os setores, e para a empresa em si. 

Pois, em vez de lidar com múltiplos sistemas separados para cada área, com o ERP, você terá a oportunidade de visualizar tudo de forma unificada – e em uma única e simples interface. Assim, tornando a busca por informações ainda mais eficiente e simplificada.

Essa visão aprofundada dos processos empresariais também vai permitir um acesso facilitado aos dados de cada um dos departamentos. Consequentemente, resultando em uma gestão mais dinâmica e decisões mais acertadas, nos curto, médio e longo prazo. 

Com isso, também será possível monitorar em tempo real os níveis de estoque, rastrear remessas pendentes, acompanhar o status de cargas em trânsito e demais outra operações inerentes ao dia a dia. E esses são apenas alguns dos exemplos.

De maneira resumida, a abordagem oferece praticidade no dia a dia operacional e aumenta a assertividade no planejamento estratégico para o futuro.

Centralização de dados e informações

Com a centralização dos dados em um único sistema, inúmeras vantagens para empresas estarão ao alcance de todos, que vão simplificar o acesso a informações essenciais para gestores e colaboradores. 

Essa integração de dados, aliás, facilita significativamente as operações diárias, promovendo, por sua vez, a eficiência.

A unificação dos dados também vai desempenhar um papel crucial no atendimento ao cliente e na retenção, proporcionando uma base sólida para equipes de atendimento. 

Além disso, beneficia as equipes financeiras e jurídicas, permitindo um controle mais eficaz dos dados, especialmente no contexto fiscal.

Segurança

Já a segurança é o aspecto que, ao adotar um sistema ERP, vem praticamente de brinde. Isso porque, a segurança proporciona o controle estrito sobre acessos e permissões de cada usuário que pode ter acesso ao ERP, além de possibilitar a supervisão de todas e as principais ações realizadas na plataforma por cada um dos usuários.

Isso, por sua vez, vai resultar em um ambiente de cibersegurança altamente eficaz, facilitando a detecção de potenciais brechas ou vazamentos de dados, bem como a capacidade de restringir o acesso de colaboradores em situações suspeitas.

Adicionalmente, os sistemas ERP disponibilizam serviços que oferecem armazenamento em nuvem, permitindo que dados confidenciais, como senhas e registros, por exemplo, sejam periodicamente salvos em locais seguros. Com isso, o sistema vai garantir que tais informações permaneçam inacessíveis em caso de possíveis violações de segurança, por exemplo.

Existem também outros modelos de ERP no mercado que, por exemplo, também incluem a opção de armazenamento em nuvem – o que se torna particularmente benéfico na criação de um ambiente seguro para colaboradores remotos, por exemplo. Isso vai atender às necessidades atuais, onde o home office passou a se tornar uma grande tendência mundial.

Produtividade

Por fim, a implementação de um sistema ERP proporciona vantagens significativas para os colaboradores em termos de produtividade no dia a dia. 

Com uma plataforma ERP unificada, é possível que os funcionários precisem de menos treinamento para operar a ferramenta – essa facilidade e pouco tempo vai permitir que o time consiga dedicar mais tempo para demais responsabilidades diárias.

A automação de processos repetitivos também é responsável por eliminar a necessidade de tarefas manuais, resultando em menos esforço por parte do time e funcionários e garantindo a integridade das informações no sistema. 

Isso, por sua vez, possibilita a geração de relatórios com base em dados atualizados (e em tempo real), o que vai proporcionar uma visão mais precisa da situação.

Adicionalmente, a flexibilidade dos sistemas ERP permite personalizá-los para atender às necessidades específicas de cada operação em diversos setores, o que otimiza os processos com funcionalidades adaptadas às áreas de atuação de diversas empresa.

Também com a atualização do software, os relatórios gerados tornam-se mais aprimorados e coerentes segundo o que se busca. Isso reduz significativamente o tempo que os colaboradores costumavam gastar na elaboração de relatórios simples, por exemplo, basicamente tornando o processo de busca de dados e informações mais eficiente e menos suscetível a erros.

Leia também: Reduzindo Desperdícios na Indústria: – Como o ERP Pode Ajudar

A escolha do melhor ERP: 9 dicas para fazer uma boa escolha na hora de adquirir um para a sua empresa

O passo seguinte envolve a identificação da opção mais adequada de um ERP para o seu modelo de negócio. Esta decisão, por sua vez, deve ser tomada com extrema cautela para de evitar sobrecarregar sua equipe com trabalho adicional e outros. 

Aliás, não se deve presumir que o software mais renomado – ou aquele utilizado pela empresa concorrente – seja automaticamente a escolha ideal para sua empresa, pois, cada situação é única e independente. 

E cada empresa possui suas próprias necessidades específicas. 

Sem contar que o mercado oferece diversas soluções, softwares e dispositivos diferentes, cada qual com uma área de especialização.

Sem mais delongas, confira as dicas para a escolha do melhor ERP:

9. Planejamento

Inicie a empreitada com um belo planejamento. Mas como? 

Bom, pense que, como gestor, você e sua equipe selecionada têm a responsabilidade de estruturar alguns pontos cruciais para a implementação bem-sucedida de um ERP na empresa. 

Os pontos principais devem englobar questões como o alinhamento das expectativas em relação à plataforma, estimar o investimento financeiro e técnicos necessário e assegurar o comprometimento geral dos colaboradores envolvidos na gestão e utilização do ERP.

Normalmente, a implementação de um sistema ERP segue um processo escalonado, começando por um setor da organização e progredindo para os demais colaboradores. Contudo, é importante reconhecer que seus funcionários vão precisar de um treinamento adequada – e ter em mente que a adaptação aos novos processos será desafiadora e cheia de gargalos até se atingir a utilização esperada. 

Nesse sentido, é fundamental demonstrar a equipe que certas mudanças não apenas são apenas um capricho, mas necessárias para o aprimoramento do dia a dia.

8. Escolha 

Atualmente, existem dois tipos principais de sistemas ERP. Uma é a solução online, também conhecido por “nuvem”. Já o outro, mais tradicional, é instalado localmente, conhecido como On-Premise.

Vale notar que, embora ambas as soluções contêm com suas vantagens e podem atender às necessidades da sua empresa, sua escolha vai depender do porte da empresa, bem como o segmento.

No geral, as soluções em nuvem têm ganhado significativa popularidade devido à sua simplicidade, custo mais baixo, acessibilidade e facilidade de uso, havendo até mesmo opções gratuitas nesse formato. 

Algumas delas, aliás, são especialmente direcionadas a segmentos de mercado específicos. Isso, de forma geral, vai simplificar o acompanhamento dos processos empresariais.

Do outro lado da ponta, os sistemas On-Premise, são mais adequados para demandas (e empresas) maiores, sem contar que são altamente personalizáveis. Eles oferecem também a vantagem da atualização tecnológica mediante atualizações e operam nos servidores da empresa. 

Geralmente, empresas líderes no mercado de ERP adotam esse modelo.

7. Graduação

Chegando agora, esteja atento para verificar se a empresa responsável pelo sistema ERP corresponde às funcionalidades oferecidas. 

Por exemplo, imaginemos um cenário ideal em que sua empresa cresça significativamente, seja expandindo sua gama de serviços ou de produtos, exigindo processos distintos em relação ao plano inicial dentro do sistema de gestão.

Compreenda que, à medida que sua empresa se expande, a realidade e os procedimentos em atividade também vão precisar evoluir! Portanto, é fundamental que a solução ERP escolhida seja dotada de funcionalidades que possam acompanhar esse desenvolvimento sem perdas.

Leve em consideração também esses aspectos e procure por estruturas que ofereçam flexibilidade e eficiência, independentemente do tamanho da operação. 

O que deve ser respondido aqui é: a empresa fornecedora pelo ERP será capaz de satisfazer suas futuras demandas? Se você já está no cenário de maior crescimento possível, é importante questionar qual será o próximo passo após atingir esse ponto.

Portanto, ao realizar a escolha do melhor ERP para a sua empresa, é fundamental considerar um sistema que ofereça módulos e funcionalidades escaláveis, capazes de atender ao crescimento contínuo de sua empresa. 

Isso vai evitar a necessidade de uma troca prematura do sistema, seja em um momento desejável ou não, o que poderia tornar seu investimento inviável a longo prazo.

6. Valores

É válido notar que nem sempre será necessário adotar um sistema ERP que seja o mais completo ou a solução mais sofisticada do mercado. 

O que é sensato, na verdade, é aproveitar a flexibilidade oferecida pelo fato de que esses sistemas são modularizados, algo que vai permitir escalabilidade e personalização ao longo do tempo – como vimos anteriormente.

Dessa forma, a empresa vai pagar somente pelo que será necessário no momento da aquisição e avalia suas necessidades de expansão posteriormente. 

Uma dica importante é realizar uma análise das necessidades da empresa antes de fechar um contrato com uma empresa. Para isso, será importante identificar os setores que vão necessitar de mais atenção, bem como melhorias na produtividade no momento e estabeleça prioridades com base nessa avaliação.

Além disso, ao avaliar o custo na escolha da melhor solução ERP, tente não se restringir ao preço único (como uma mensalidade, por exemplo). 

É importante considerar, na verdade, os diversos fatores relacionados aos custos do ERP, que podem incluir:

• Atualizações;
• Custos por usuário;
• Licenças de uso: que podem ser cobradas de forma unitária. Isso vale tanto por licenças vitalícias quanto por alugadas com pagamento mensal durante o contrato;
• Suporte e manutenção, seja mensal ou semestral;
• Treinamento: parte que envolve o redirecionamento de esforços, além do tempo dos colaboradores. Vale notar que, quanto mais módulos forem contratados, mais treinamento será necessário;
• Implementação: que, em muitos casos, exige a presença de uma equipe de profissionais em sua empresa;
• Outros.

Portanto, é crucial obter informações detalhadas sobre os custos envolvidos para evitar aquelas surpresas nem tão animadas. Lembre-se também de que o que pode parecer “um negócio ideal” inicialmente pode facilmente se transformar em um aumento considerável de despesas desnecessárias.

Para evitar esse tipo de situação, procure escolher empresas que forneçam transparência completa em relação aos custos – e, claro, sem aquelas surpresas como “outros custos podem ser vistos conforme a necessidade”. 

Adicionalmente, certifique-se de adquirir apenas o que será realmente utilizado. Com isso em mente, você gerante benefícios adequados. E o melhor, pelo preço justo!

5. Tipo de suporte

O conceito de “software como produto” está ficando tão inválido quanto o sistema operacional de um celular “da moda”. Isso porque ele gradualmente está perdendo sua relevância. 

O que está crescendo, na verdade, é o conceito de “software como serviço”. Embora pareçam conceitos similares, eles não são. 

É natural surgirem dúvidas durante as primeiras semanas da implementação da plataforma da sua escolha, seja por parte dos funcionários ou até mesmo da gerência. 

Isso acontece, pois, à medida que o software começa a interagir com as práticas e rotinas estabelecidas na organização, novas questões irão surgir entre os funcionários ou sobre como implementar as atividades em questão.

Nesse cenário, é fundamental que você obtenha informações detalhadas dos fornecedores sobre o tipo de suporte oferecido, como horas, meios de contato, modos de atenção e outros. Tenha em mente que a empresa deve estar sempre presente para auxiliar sua equipe a toda e qualquer situação. 

É possível, por exemplo, que durante feriados importantes, como Natal ou Carnaval, a empresa necessite de assistência, para qualquer motivo que seja, então, saber se você terá algum tipo de suporte em datas mais delicadas, como as mencionadas, pode ser um fator de diferencial na hora de contratação. 

4. Atualizações

Sem sombra de dúvidas, um ERP de qualidade é aquele que conta com atualizações constantes que o tornem mais adequado para e com o mercado. Seja um relacionamento ou não, ou longo prazo. 

Isso deve acontecer, pois, antes de ser simplesmente um software, um ERP, na verdade, representa uma espécie filosofia por se tratar de um modo de pensar (e organizar) toda a operação e força de trabalho em uma companhia. 

É importante também notar que mudanças de regulamentações, como as regras tributárias, por exemplo, são inevitáveis. Portanto, o constante desenvolvimento necessário para aprimorar o ERP e eliminar erros ao longo do tempo é essencial. Como consequência, seu fornecedor deve estar de olho nessas transformações.

Afinal de contas, a decisão de implementar um sistema ERP é um processo que demanda disponibilidade – e a versão escolhida não pode, sob hipótese alguma, se tornar obsoleta em pouco tempo.

É fundamental destacar que atualizações mandatórias, como aquelas relacionadas às regras tributárias, por exemplo, e elas não devem ser cobradas pelo fabricante do ERP, visto que isso implicaria em sua responsabilidade pelo não cumprimento das normas e regulamentações legais.

3. Utilização

Outro ponto que a escolha do melhor ERP deve contar é em termos de utilização (ou acessibilidade): quão intuitiva e simplificada é o uso da solução, visto que poderá ser utilizada por diversos colaboradores. 

Portanto, considere um sistema rápido, fácil, acessível e intuitivo para que todos consigam tirar de letra o uso. Independentemente de necessitar de mais treinamento que o normal. O importante mesmo é escolher uma solução que facilite a vida de todos os funcionários. 

Busque soluções equilibradas e com benefícios tanto para os gestores quanto para os operadores – especialmente para eles, na verdade. Não adianta o sistema ser simples na hora de gerar relatórios se a obtenção dessas informações é um processo complexo ou complicado.

Os usuários também devem ser capazes de ser produtivos e independentes ao realizar registros ou procurar as informações necessárias. 

Esse fator é essencial para impulsionar a produtividade da equipe e garantir a qualidade no atendimento aos clientes.

2. “O que as empresas estão oferecendo?” 

Uma das melhores estratégias para a venda de qualquer tipo de produto envolve o bom e velho marketing “boca a boca”. Busque indicações e referências antes de mirar em uma empresa.

Considere que os sucessos (e, principalmente, as falhas) de outras empresas no oferecimento das soluções de ERP. 

Também é interessante observar a aplicação do sistema em empresas concorrentes ou do mesmo segmento que a sua, pois, é um bom comparativo de como aquele ERP poderá funcionar no dia a dia. É possível também que, por meio dessa observação, surjam dúvidas para serem sanadas durante a procura ou disponibilidade de aplicação. 

Colete as informações necessárias, tanto sobre a solução em si quanto sobre o atendimento pós-venda. Procure outros serviços, como o Reclame Aqui, para saber o que os outros usuários estão falando sobre a empresa na sua mira. 

1. Integração com outros softwares 

Por fim, mas não menos importante, a escolha do melhor ERP deve considerar uma solução que consiga se integrar de forma simples a outros softwares, e de maneira eficaz. 

Afinal de contas, se formos parar para pensar, o principal propósito de um ERP é otimizar processos internos, facilitar a gestão e promover maior fluidez na administração da empresa.

Então, se dois sistemas podem trabalhar de maneira integrada, o resultado final será uma base de dados uniforme que vai atuar como o alicerce central da empresa.

Portanto, para garantir que a integração seja bem-sucedida, é essencial encontrar fornecedores confiáveis que consigam se integrar a outros e softwares. 

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Como implementar o ERP na sua indústria?

O primeiro passo para implementar o ERP na sua indústria é fazer um planejamento minucioso para avaliar quais as necessidades reais e objetivos específicos da sua empresa.

Com base nessas informações, você pode estabelecer os processo e áreas que serão abrangidos pelo ERP e avaliar os diferentes sistemas para escolher aquele que está de acordo com essas especificações.

Considere todos os recursos, custos, funcionalidades e suporte que o sistema oferece, além da possibilidade de personalização de funcionalidades e relatórios.

Depois de escolher a melhor solução para sua indústria, estabeleça um cronograma realista e tenha uma equipe responsável para essa tarefa. Lembre-se que também é necessário que os usuários que terão acesso a esse sistema recebam treinamentos para lidar com essa nova tecnologia, e saibam como avaliar os dados e relatórios fornecidos pelo ERP.

Antes de fazer a migração, prepare os dados e padronize as informações já existentes. Nesta etapa, não se esqueça de eliminar todos os dados desatualizados e se certificar de ter os backups adequados de todas as informações.

Feito isso, faça a migração dos dados e configure o sistema de acordo com as necessidades atuais do seu negócio, certificando-se de configurar os fluxos de trabalho corretamente e fornecer as permissões de acesso para os usuários responsáveis por cada departamento.

Essa primeira fase é relevante para identificação de possíveis erros ou problemas, e você deve corrigi-los ainda durante a fase de adaptação. Aqui também é importante verificar se é necessário personalizar os relatórios ou fazer mudanças específicas para que os dados sejam mais dinâmicos.

Depois que a fase de testes estiver concluída, é hora de implementar o sistema ERP em toda a indústria. Lembre-se de sempre solicitar feedback dos usuários para verificar se ainda existe algum ajuste que pode ser feito para facilitar a análise das informações.

Vale lembrar que a implementação do ERP é um processo contínuo, e que você deve sempre estar atento e revisar o desempenho do sistema para fazer as atualizações e ajustar a ferramenta de acordo com as necessidades e objetivos da sua indústria ao longo do tempo.

Agora que você viu por que sua indústria precisa de um ERP, e por que esse sistema agrega tanto valor ao seu negócio, não deixe de se aprofundar mais nessa tecnologia.

Ao adotar um sistema de ERP, você estará capacitando sua indústria a operar de forma mais eficiente, garantindo uma melhor alocação de recursos e reduzindo erros. Além disso, você terá uma base sólida para o crescimento, pois o ERP oferece uma estrutura flexível e escalável, capaz de acompanhar as necessidades e os desafios do seu negócio.