Ciclo PDCA: Você utiliza na sua empresa? Vamos aprender como aplicar em seus projetos?

Organização deve ser um dos carros chefes de qualquer empresa, em qualquer nicho. Para obter a melhor forma de organização e ter eficiência nos processos, muitos negócios contam com o Ciclo PDCA, você já ouviu falar?

Pense só, se toda empresa precisa implantar, revisar e padronizar processos, por que não contar com a ajuda de metodologias para isso? O PDCA, por exemplo, não serve apenas para o que está dando errado — também é bastante usado para o que está dando certo, a fim de obter crescimento no departamento escolhido para análise.

Quer saber mais e aprender a aplicar em seus projetos? Prossiga com a leitura e fique por dentro!

O que é PDCA?

PDCA é a sigla para Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar ou verificar) e Action ou Act (agir). Trata-se de uma metodologia em ciclo de gerenciamento focada em otimizar processos internos. Quando aplicada, identifica-se o que precisa ser aprimorado para assim realizar um plano e controle de verificação.

No fim do ciclo, deve-se analisar o que não deu certo e o que foi otimizado, além do processo que precisa ser extinto para alcançar respostas ainda melhores. Com resultados positivos, a ideia é criar um padrão para ser utilizado por todos, pois foi comprovado que deu certo.

De onde surgiu o Ciclo PDCA?

Apesar de parecer novo no mercado, o ciclo PDCA surgiu nos anos 20 e passou a ser muito utilizado a partir de 1950. Na época, as indústrias perceberam que resultados positivos e negativos eram obtidos na fase de desenvolvimento do negócio, por não ter um planejamento estruturado.

Por isso, William Edwards Deming propôs o método para auxiliar na resolução de problemas e na elaboração de melhorias contínuas. Um fato curioso é que o PDCA também é conhecido por ciclo de Deming.

Quais são as fases do PDCA?

Cada fase deve ser seguida, pois é crucial para a efetividade da metodologia. Além disso, a cada etapa, é possível entender as falhas e acertos do processo em questão. Entenda as fases do ciclo do PDCA:

1.Plan (Plano): é quando há a identificação do problema, análise do processo e desenvolvimento do plano de ação;

2.Do (Executar): hora de colocar em prática o plano de ação da fase anterior.

3.Check (Verificar): aqui, analisam-se os resultados obtidos;

4.Action (Agir): colocam-se em prática os ajustes, além de repensar nas falhas e documentar a nova estratégia.

Quais são as vantagens?

Para que seja vantajoso, a empresa deve estruturar muito bem a metodologia. Dentre a principais vantagens estão:

Facilita a tomada de decisão;

Ajuda a promover o trabalho em equipe e comunicação;

Busca a melhoria contínua;

Evita a implementação de soluções de baixa eficiência;

Otimiza tempo;

Identifica falhas e procura soluções continuamente;

Padroniza processos para alcançar a melhoria contínua, podendo ser usado por qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;

Torna os processos de gestão mais práticos, claros e dinâmicos;

Padroniza a linguagem usada internamento;

Soluciona problemas relacionados a baixa eficácia.

Como é o Ciclo PDCA na prática?

Vamos entender a aplicação do PDCA com um exemplo no departamento de finanças. Imagine que sua empresa possui um plano orçamentário para 12 meses, mas no meio do ano você encontra um desvio significativo — um aumento de 40% nas despesas.

Para entender o que aconteceu, você decide aplicar o ciclo PDCA, reunindo os responsáveis pelo financeiro e contabilidade. Chegou a hora de estudar a origem dos lançamentos, suas causas e mapear possíveis ações de correção.

Com o plano de ação pronto, o financeiro cuidará dos lançamentos do grupo de contas e a controladoria deixará claro as boas práticas para a redução de despesas. Ou seja, ela monitora os lançamentos no grupo de contas, compartilhando novos detalhamentos quando necessário.

Ao final de um ciclo, analisa-se novamente o grupo de contas para tomar decisões sobre o valor planejado ou então detalhar ainda mais o grupo de contas para encontrar alguma outra causa não identificada no primeiro ciclo.

Como o PDCA melhora a qualidade logística de uma empresa?

Na logística, qualidade é sinônimo de atendimento a demanda do cliente. Busca-se fazer isso com o menor custo e sem comprometer o nível de serviço. Portanto, um dos papéis do PDCA é encontrar o equilíbrio entre custo e qualidade de serviço.

Para facilitar o gerenciamento eficiente de um armazém é preciso melhorar a qualidade. Esse é um objetivo constante em logística por ser sinônimo de maior produtividade.

No final. Das contas, o objetivo é acertar de primeira e, para isso, podemos aplicar o ciclo PDCA aos processos do armazém a fim de aumentar a eficiência logística da empresa.

Implementar o ciclo de Deming pode ter auxílio de sistemas tecnológicos para otimizar a aplicação. Por exemplo, ao adotar o ERP, o ciclo de PDCA será mais dinâmico, uma vez que esta solução coleta e processa automaticamente um grande volume de informação.

Conclusão

Conclui-se que o ciclo PDCA pode ser utilizado em vários departamentos de uma empresa. Contudo, deve-se definir objetivos específicos para o seu uso, já que é uma grande ferramenta de melhoria contínua. Com o surgimento de novas demandas e processos, os resultados do PDCA podem ser implantados também.

Isto é, pode-se implementar ações para reduzir custos de manutenção, reduzir a quilometragem percorrida pelas frotas da empresa, aumentar o número de entregas por caminhão, gerenciar materiais no armazém e muito mais.

Portanto, se você procura otimizar tempo, diminuir custos, padronizar processos, minimizar falhas e encontrar problemas, o ciclo PDCA é ideal para o seu negócio.

Quer saber como o PDCA e a tecnologia andam juntas para auxiliar no crescimento da sua empresa? Clique e conheça a IN4 ERP e entenda como podemos ajudar você hoje.